Políticas de uso de datos
La UNIVERSIDAD DE LOS ANDES identificada con Nit. 860.007.386-1. Es una persona jurídica de derecho privado, consagrada a la educación y a la cultura, organizada como corporación de utilidad común, sin ánimo de lucro, con personería jurídica independiente y autonomía académica, administrativa y financiera. Vigilada por el Ministerio de Educación Nacional, reconocida como persona jurídica mediante Resolución N° 28 del 23 de febrero de 1949 emitida por el Ministerio de Justicia.
La UNIVERSIDAD DE LOS ANDES, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía universitaria, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
Manual de Política de Tratamiento de Datos Personales
En la Universidad de los Andes contamos con un Manual de Política de Tratamiento de Datos Personales, el cual fija los lineamientos relacionados con el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Puede consultar nuestro Manual en el enlace que a continuación se relaciona:
Información de Interés
Uso de Datos Personales
La Universidad de los Andes recolecta, almacena y trata datos personales, los cuales son incluidos en las bases de datos institucionales y utilizados de manera directa o a través de los responsables o encargados en los términos en los que se establezca en la normatividad aplicable en esta materia, para las finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la Universidad.
¿Por cuánto tiempo la Universidad almacenará mis datos?
La Universidad de los Andes, conservará sus datos personales por un periodo razonable, en el que se permita cumplir con las finalidades del tratamiento de la información, teniendo en cuenta criterios como:
- Relación del titular con la Universidad.
- Cumplimiento de un deber legal.
- Tiempos establecidos en sus tablas de gestión documental.
¿En qué casos la Universidad compartirá sus datos personales?
La Universidad de los Andes de manera general puede compartir sus datos personales dentro del marco de desarrollo de ciertas actividades de los procesos Académicos y Administrativos de la Institución:
Proveedores de servicios
Servicios como alojamiento de sitios web, análisis de datos, procesamiento de pago/facturación, tecnología de información, entrega de correos electrónicos, CRM, manejo de identidades, administración de eventos, inteligencia de marketing, auditoría, detección de fraudes y otros servicios
Redes Sociales
A las conexiones asociadas con su cuenta de redes sociales, a otros usuarios de sitios web y al proveedor de su cuenta de redes sociales, en relación con sus actividades de compartir en redes sociales. Cuando conecta su cuenta de redes sociales a algunas de las cuentas oficiales de la Universidad de Los Andes, nos autoriza a compartir información con el proveedor de su(s) cuenta(s) en redes sociales, así mismo usted entiende que el uso de la información que se comparte se encuentra reglamentado por la política de privacidad y uso del proveedor(es) de la(s) red(es) social(es).
Terceros
Para permitir el envío de comunicaciones de acuerdo al consentimiento por usted otorgado a la Universidad para realizar el tratamiento de sus datos.
Clientes
La Universidad puede divulgar los datos personales disponibles en informes y otros materiales proporcionados por usted o su empresa en virtud de un compromiso socio comercial o proveedor.
Otros usos y divulgaciones
Los datos que cuenten con autorización para realizar su tratamiento podrán ser usados en caso de:
- Dar cumplimiento a una orden judicial.
- Dar cumplimiento a una Ley.
- Para los casos contemplados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Normatividad
La Universidad de los Andes tiene una responsabilidad permanente para garantizar el adecuado manejo de los datos personales que recolectamos dentro del desarrollo de las diferentes actividades de los procesos académicos y administrativos.
Las actividades y validaciones que son adelantadas por parte de la Institución en relación con la Protección y Tratamiento de Datos Personales, son realizadas y soportadas de acuerdo a la normatividad vigente que es emitida por los entes reguladores en esta materia. De igual forma, nuestras actuaciones se basan en lineamientos y procedimientos internos que se elaboraron teniendo en cuenta la normatividad vigente nacional y los principios Institucionales.
Normatividad Externa
Para el desarrollo de las estrategias y medidas establecidas, por parte de la Universidad de los Andes, para dar cumplimiento de las disposiciones reglamentarias relacionadas con la protección de datos personales, la Institución tiene en cuenta las siguientes normas vigentes:
- Ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto Único 1074 de 2015
- Decreto 090 de 2018
- Sentencia C – 1011 de 2008
- Sentencia C – 748 del 2011
- Circular 003 de 2018, emitida por la SIC
Normatividad Interna
A continuación, se puede consultar el Manual dispuesto por la Universidad de los Andes para reglamentar las actuaciones relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales y los procedimientos que soportan las actividades institucionales para garantizar que los datos personales que se recolecten dentro del marco de las diferentes actividades académicas, de investigación y administrativas serán utilizados para las finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la Universidad.
Procedimientos Internos
El presente Manual, define las actuaciones y medidas que deben ser adelantadas para garantizar el cumplimiento de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía universitaria, contribuyendo para que todas las actuaciones se rijan por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
- Tratamiento de datos personales de la Universidad de los Andes
- Gestión de afectaciones de control de las bases de datos reportadas ante la SIC
- Actualización de la información en el RNBD
- Gestión de solicitudes de datos personales
- Actualización de reclamos en el RNBD
- Solicitudes de acceso a datos personales
- Validación previa al tratamiento de datos administrados
A continuación, se relaciona el enlace en el cual se pueden consultar los procedimientos internos anteriormente relacionados:
https://secretariageneral.uniandes.edu.co/index.php/es/normatividad-institucional
CONOZCA SUS DERECHOS
En la Universidad de los Andes, se cuenta con procesos y herramientas que permiten garantizar el cumplimiento del derecho que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar los datos que tratamos dentro de las diferentes actividades académicas y administrativas.
Los titulares de los datos pueden presentar consultas y reclamos para ejercer sus derechos y para ello tienen a su disposición los siguientes medios:
- Oficina de correspondencia: comunicación motivada dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales; Dirección: Cra 1 Nº 18A- 12 Bogotá
- Correo electrónico: habeasdata@uniandes.edu.co.
- Teléfono: 3394949 – 3394999 Ext. 4818.
Las peticiones que sean radicados haciendo uso de alguno de los anteriores medios, serán recibidos en los horarios laborales definidos por la Universidad (lunes a viernes de 8 a.m. a 5 p.m.). Pese a lo anterior, es importante mencionar que los tiempos de ley para emitir las respuestas darán inicio desde la fecha en la cual se da el registro de cada solicitud.
Que debe contener la Solicitud:
Para la atención de la petición, queja o reclamo, se solicitará la siguiente información:
- Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales.
- Datos de contacto del titular de los datos personales:
- Dirección física y/o correo electrónico.
- Teléfonos de contacto.
- Motivos o hechos que dieron lugar al reclamo, petición o consulta con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información, entre otros).
- Firma (si es posible).
- Número de identificación.
Procedimiento Interno
Una vez recibida información relacionada con peticiones realizadas a la Universidad, se contará con término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su petición, consulta o reclamo, para atenderla. Cuando no fuere posible atender su requerimiento dentro del término antes mencionado, la Universidad informará al titular los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Consultas
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, la Universidad de los Andes garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales la Universidad de los Andes garantiza:
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
El Titular o sus causa habientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante la Universidad de los Andes, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada.
El titular podrá presentar un reclamo, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo modifiquen, adicionen, reglamenten o deroguen.
Rectificación y Actualización de Datos
La Universidad de los Andes tiene la obligación de rectificar y actualizar los datos de los titulares, cuando los mismos identifiquen que la información que la Universidad tiene almacenada en las bases de datos institucionales está incompleta o inexacta, lo anterior, de conformidad con el procedimiento interno establecido por la Universidad. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
- En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
- La Universidad de los Andes, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, podrá habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
Supresión o eliminación de datos
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Universidad de los Andes, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo razonable para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Universidad de los Andes. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Revocatoria de la Autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, la Universidad de los Andes cuenta con mecanismos para la presentación de consultas y reclamos por los siguientes medios:
- Oficina de correspondencia: comunicación motivada dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales; Dirección: Cra 1 Nº 18A- 12 Bogotá
- Correo electrónico: habeasdata@uniandes.edu.co.
- Teléfono: 3394949 – 3394999 Ext. 4818
Se deberá tener en cuenta que existen dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:
- Revocatoria total: puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la Universidad de los Andes deba dejar de tratar por completo los datos del titular.
- Revocatoria parcial: puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.
Tenga en cuenta: Con la revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que la Universidad, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Registro Nacional de Base de Datos
El Registro Nacional de Base de Datos –RNBD-, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; el cual es de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. La Universidad de los Andes, procede de acuerdo con la normatividad vigente y realiza el registro de sus bases de datos, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si requiere ampliar la información relacionada con nuestra gestión sobre las Bases de Datos puede hacer uso de los siguientes medios:
- Oficina de correspondencia: comunicación motivada dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales; Dirección: Cra 1 Nº 18A- 12 Bogotá
- Correo electrónico: habeasdata@uniandes.edu.co.
- Teléfono: 3394949 – 3394999 Ext. 4818
Principios para el Tratamiento de Datos
La Universidad de los Andes aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales
- De legalidad: En el uso, captura, recolección y Tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
- De libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
- De finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por La Universidad de los Andes, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
- De veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- De transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Universidad de los Andes, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
- De acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de la Universidad de los Andes, será de medio.
- De Seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la Universidad de los Andes , será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
